Σεμινάριο "Εκπαίδευση Γραμματέων & Οργάνωση Γραφείου" από την AQS

Η AQS διοργανώνει το σεμινάριο "Εκπαίδευση Γραμματέων & Οργάνωση Γραφείου" στις 2 & 3 Δεκεμβρίου (15:00 – 20:00) στην Αθήνα στο Ξενοδοχείο Divani Palace Acropolis και στις 25 & 26 Νοεμβρίου (15:00 – 20:00) στη Θεσσαλονίκη στο Ξενοδοχείο Grand Hotel Palace.

Το σεμινάριο αυτό υλοποιείται με ιδιαίτερη επιτυχία και συνεχώς εμπλουτιζόμενο τα τελευταία 20 χρόνια σε Ελλάδα και Κύπρο.

Δίνει λύσεις με Εργαλεία, Τεχνικές και Καλές Πρακτικές σε προβλήματα που η μεγάλη εμπειρία των στελεχών μας έχει εντοπίσει στον τομέα της γραμματειακής υποστήριξης, όπως:

• Αδυναμία παρακολούθησης των υποχρεώσεων του γραφείου ή των συνεργαζόμενων με αυτό.
• Κακός προγραμματισμός εργασιών που οδηγεί στην υπερσυσσώρευση εργασίας την τελευταία στιγμή.
• Προβληματική διαχείριση χρόνου με αποτέλεσμα να γίνονται τα επουσιώδη και να αναβάλλονται διαρκώς τα ουσιώδη.
• Αλλεπάλληλες αναβολές συσκέψεων λόγω «επειγουσών» αναγκών.
• Πολύτιμα πληροφοριακά στοιχεία ή χάνονται ή δεν είναι σε εύχρηστη μορφή ώστε να είναι διαθέσιμα ακριβώς τη στιγμή που χρειάζονται.
• Τα αρχεία δεν είναι καλά δομημένα με αποτέλεσμα να γίνεται σπατάλη χρόνου για την ανεύρεση των ζητούμενων εγγράφων.
• Άγνοια των δυνατοτήτων της σύγχρονης τεχνολογίας που αυξάνουν θεαματικά την Παραγωγικότητα όπως η μετατροπή των τυπωμένων κειμένων σε επεξεργάσιμη ηλεκτρονική μορφή, η διαχείριση των αλλαγών των εγγράφων, η διαχείριση των ηλεκτρονικών ημερολογίων, εκκρεμοτήτων, της εσωτερικής επικοινωνίας, των αναθέσεων, της παρακολούθησης προθεσμιών κλπ.
• Ο τρόπος τηλεφωνικής επικοινωνίας που εκπέμπει εικόνα μετριότητας και δημιουργεί αρνητικό κλίμα με πελάτες, προμηθευτές και συνεργάτες.
• Ανεπαρκής προετοιμασία στις συναντήσεις με αποτέλεσμα σπατάλη χρόνου

Ενότητες Σεμιναρίου

Α. Διαχείριση χρόνου & προγραμματισμός

• Preplanning
• Καθορισμός προτεραιοτήτων
• Προετοιμασία συσκέψεων
• Κάνοντας ένα μόνο πράγμα κάθε φορά
• Διαχείριση των ραντεβού
• Διαχείριση stress
• Συνήθειες που "ληστεύουν" το χρόνο

Β. Η διαχείριση των εγγράφων

• Διαχείριση εσωτερικής αλληλογραφίας
• Διαχείριση εγγράφων προς ενέργεια
• Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο
• Σύστημα παρακολούθησης εκκρεμοτήτων διοίκησης
• Το σύστημα αρχειοθέτησης

Γ. Η διαχείριση των προϊσταμένων

• Η συμβολή στη βελτίωση του προγραμματισμού του Προϊσταμένου
• Η εκχώρηση ... προς τα πάνω!
• Διαχείριση διαφωνιών με τον Προϊστάμενο
• Ο τρόπος που η Executive Secretary δίνει επαίνους στον Προϊστάμενο
• Διαχείριση ψιθύρων και διαδόσεων που υπονομεύουν το εργασιακό κλίμα

Δ. Σύγχρονα εργαλεία οργάνωσης γραφείου

• Paperless office και μέθοδοι βελτίωσης λειτουργίας γραφείου
• Ηλεκτρονική αποστολή fax
• Σαρώσεις εγγράφων και αναγνώριση κειμένου (OCR)
• Μηχανές Αναζήτησης
• Διαχείριση κωδικών και ηλεκτρονική υπογραφή
• Web και mobile/tablet εφαρμογές για το σύγχρονο γραφείο
• Διαθεσιμότητα γραφείου από οπουδήποτε
• Τηλεδιάσκεψη
• Συμβουλές χρήσης λογισμικού Word
• Συμβουλές χρήσης λογισμικού Excel
• Συμβουλές χρήσης λογισμικού PowerPoint
• Εργαλεία (Event Management, action plan, κλπ)
• Πρακτικές Ασκήσεις

Ε. Τα μυστικά της επικοινωνίας

• Αρχές της Επικοινωνίας
• Λεκτική και μη λεκτική επικοινωνία
• Η γλώσσα του σώματος
• Γραπτή και τηλεφωνική επικοινωνία
• Ομοιότητες και διαφορές μεταξύ τηλεφωνικής και της πρόσωπο με πρόσωπο επικοινωνίας
• Η βελτίωση της ενδοεταιρικής επικοινωνίας
• Απαιτούμενες δεξιότητες και προσόντα
• Κρίσιμα σημεία τηλεφωνικής επικοινωνίας
• Λάθη προς αποφυγή - Απαγορευμένες φράσεις
• Ο χειρισμός των «δύσκολων» ατόμων
• Ο χειρισμός των αδιεξόδων

Κόστος συμμετοχής: 480 Euro πλέον ΦΠΑ

Στη δεύτερη συμμετοχή παρέχεται έκπτωση 15%, στην τρίτη συμμετοχή και άνω παρέχεται έκπτωση 25%.

Για δήλωση συμμετοχής 15 ημέρες πριν από την ημερομηνία διεξαγωγής του σεμιναρίου παρέχεται επιπλέον έκπτωση 10%.

Περιλαμβάνονται:

• Εγχειρίδιο "Εκπαίδευση Γραμματέων & Οργάνωση Γραφείου"
• H παρουσίαση του σεμιναρίου σε ηλεκτρονική μορφή
• Εφαρμογές σε Excel για Event Management, Λειτουργία Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλου, Προγραμματισμό Εργασιών και Διαχείριση Έργων
• Δωρεάν για ένα έτος συμβουλευτική υποστήριξη σε θέματα σχετικά με το σεμινάριο μέσω της ιστοσελίδας μας

Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να δείτε εδώ.

Για τη συμμετοχή σας στο σεμινάριο επιλέξτε "Αθήνα" / "Θεσσαλονίκη" για να συμπληρώσετε τα στοιχεία σας ηλεκτρονικά ή επικοινωνήσετε μαζί μας στo τηλέφωνo 210 6216997. Υπεύθυνη Επικοινωνίας: Δημητριάδη Ζήλη.