O Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR) εφαρμόζεται από 25 Μαΐου 2018, υποχρεωτικά σε όλες τις επιχειρήσεις της Ευρωπαϊκής Ένωσης, που τηρούν αρχεία προσωπικών δεδομένων. Εσείς είστε έτοιμοι;
Τί απαιτεί ο GDPR από την επιχείρησή σας;
Ο νέος Κανονισμός επιτάσσει προστασία των προσωπικών δεδομένων από εκούσια ή ακούσια κοινοποίηση. Συνεπώς τα ευαίσθητα δεδομένα που προβάλλονται στις οθόνες, χρειάζονται προστασία με ειδικά φίλτρα οθόνης, από τα αδιάκριτα βλέμματα. Αντίστοιχα, τα ηλεκτρονικά αλλά και τα έντυπα αρχεία, πρέπει να αποθηκεύονται σε ασφαλές περιβάλλον, με ελεγχόμενη πρόσβαση. Ειδικά για τα έντυπα αρχεία, ο Κανονισμός προβλέπει συγκεκριμένες διαδικασίες για την καταστροφή των εγγράφων, με τρόπο που να μην είναι εφικτή η ανασύστασή τους.
Πώς να διαχειριστείτε με ασφάλεια τα έντυπα αρχεία
Η παράτυπη τήρηση έντυπων αρχείων με προσωπικά δεδομένα, είναι ίσως πιο επικίνδυνη από την τήρηση ενός ηλεκτρονικού αρχείου, διότι τα έντυπα μπορούν να διαβαστούν εύκολα από οποιονδήποτε. Ο νέος Κανονισμός οριοθετεί όχι μόνο την περίοδο τήρησης ενός αρχείου, αλλά υπαγορεύει την καταστροφή του, όταν αυτό δεν είναι πλέον απαραίτητο. Είναι προφανές ότι και στα έντυπα αρχεία θα πρέπει να εφαρμόζονται πολιτικές προστασίας προσωπικών δεδομένων.
Αρχικά υπολογίστε τον όγκο των λεπτομερειών που όλοι εκτυπώνουμε σε καθημερινή βάση: αιτήσεις, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπολογιστικά φύλλα κ.α. Στη συνέχεια αναλογιστείτε τις επιπτώσεις εάν οι έντυπες πληροφορίες έπεφταν σε λάθος χέρια. Είστε βέβαιοι ότι εσείς και οι συνεργάτες σας δεν αφήνετε εκτεθειμένα τέτοιου είδους έγγραφα σε χώρους εργασίας κοινής πρόσβασης; Κι ακόμη, είστε βέβαιοι πώς πάντα καταστρέφετε με επαρκή τρόπο, κάθε έγγραφο του είδους, όταν το πετάτε;
Θυμηθείτε ότι τα έγγραφα με προσωπικά δεδομένα που δεν χρειάζονται πλέον, θα πρέπει να καταστρέφονται με μέθοδο που να μην κάνει εφικτή τη συναρμολόγηση του εγγράφου για την ανάκτηση πληροφοριών. Με δεδομένο ότι η καύση δεν είναι πάντα και παντού εφικτή, ο τεμαχισμός σε πολύ μικρά κομμάτια είναι ο καλύτερος τρόπος για την ασφαλή καταστροφή εγγράφων με ευαίσθητα δεδομένα. Άρα, ένας καταστροφέας εγγράφων είναι πλέον απαραίτητος.
Η μη συμμόρφωση στους κανονισμούς GDPR θα μπορούσε να οδηγήσει σε βαρύτατα χρηματικά πρόστιμα (έως 20 εκατομμύρια ευρώ για σοβαρές περιπτώσεις), ενώ μπορεί να προκαλέσει και ανεπιθύμητες συνέπειες στη φήμη της εταιρείας.
Οι καταστροφείς εγγράφων δίνουν τη λύση
Οι καταστροφείς εγγράφων του αμερικανικού οίκου FELLOWES, αποτελούν ιδανική λύση έχοντας υψηλά στάνταρ, ανθεκτικότητα και μεγάλη παραγωγικότητα. Η FELLOWES διαθέτει μεγάλη ποικιλία καταστροφέων οι οποίοι κατηγοριοποιούνται βάσει των τεχνικών τους χαρακτηριστικών και των δυνατοτήτων τους. Πιο συγκεκριμένα, ο αριθμός χρηστών, ο αριθμός ταυτόχρονης κοπής σελίδων, ο τύπος κοπής (cross, cut κ.α.), η χωρητικότητα του κάδου, είναι βασικά σημεία αναφοράς. Το κύριο όμως χαρακτηριστικό που ουσιαστικά πιστοποιεί ότι ο καταστροφέας εγγράφων ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του GDPR, είναι ο βαθμός ασφαλείας που παρέχει το μέγεθος του αποκόμματος. Η FELLOWES, έχει τη δυνατότητα να καλύψει τις ανάγκες κάθε είδους και μεγέθους απαιτήσεων με την μεγάλη ποικιλία προϊόντων.
Εκτός από τους καταστροφείς εγγράφων, η εταιρεία κατασκευάζει και πολλά άλλα προϊόντα υποστηρίζοντας τον εξοπλισμό (βιβλιοδετικά, πλαστικοποιητές, κοπτικά), την οργάνωση γραφείου και την αρχειοθέτηση εντύπων, δίνοντας μάλιστα ιδιαίτερη βαρύτητα στις εργονομικές λύσεις των επαγγελματικών χώρων.
Όλα τα προϊόντα FELLOWES αντιπροσωπεύονται στην Ελλάδα από την ΑΑΝΚΑΛ ΑΕ.
Τηλ. 210-9855005, info@aankal.gr
Δείτε τώρα τις λύσεις που προτείνει η FELLOWES σχετικά την συμμόρφωση των εταιρειών με τις απαιτήσεις του GDPR, που τίθεται άμεσα σε ισχύ.
Σχόλια