e-Ναυλοσύμφωνο: Πώς αλλάζει η λειτουργία των εταιρειών charter

Νέα δεδομένα δημιουργεί για το ελληνικό επαγγελματικό yachting η λειτουργία της ηλεκτρονικής εφαρμογής e-Ναυλοσύμφωνο – e-Charter Party του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής.

Η εφαρμογή επιτρέπει την ηλεκτρονική καταχώρηση και διαχείριση των ναυλοσυμφώνων, περιορίζοντας τις χειροκίνητες διαδικασίες και τη γραφειοκρατία που συνόδευαν μέχρι σήμερα την προετοιμασία της αναχώρησης ενός επαγγελματικού σκάφους.

Η ψηφιοποίηση του ναυλοσυμφώνου αποτελεί, ωστόσο, μόνο ένα μέρος της συνολικής λειτουργίας μιας εταιρείας charter. Η διαχείριση ενός ταξιδιού περιλαμβάνει παράλληλα κρατήσεις, στοιχεία επιβατών και πληρώματος, έγγραφα, ελέγχους συμμόρφωσης, άδειες και τελική έγκριση αναχώρησης.

Σε αυτό το σημείο τοποθετείται η πλατφόρμα TallyBoat, η οποία ενσωματώνει το e-Ναυλοσύμφωνο σε μια ευρύτερη ψηφιακή ροή εργασίας για τις επιχειρήσεις του κλάδου.

Τι αλλάζει με το e-Ναυλοσύμφωνο

Η νέα υπηρεσία του Υπουργείου μεταφέρει σε ηλεκτρονικό περιβάλλον μια κρίσιμη διαδικασία για τις εταιρείες charter.

Μέσα από το e-Ναυλοσύμφωνο, οι επιχειρήσεις μπορούν να καταχωρούν και να διαχειρίζονται ηλεκτρονικά τα στοιχεία των συμβάσεων ναύλωσης, μειώνοντας την ανάγκη για έντυπα έγγραφα και επαναλαμβανόμενες χειροκίνητες ενέργειες.

Η αλλαγή αναμένεται να προσφέρει:

• ταχύτερη διαχείριση των ναυλοσυμφώνων,
• περιορισμό των διοικητικών λαθών,
• καλύτερη ιχνηλασιμότητα των διαδικασιών,
• μεγαλύτερη διαφάνεια,
• ευκολότερη προετοιμασία της αναχώρησης των σκαφών.

Για τον κλάδο του επαγγελματικού yachting, η εξέλιξη αυτή αποτελεί ένα σημαντικό βήμα προς την ψηφιοποίηση των σχέσεων μεταξύ επιχειρήσεων και δημόσιας διοίκησης.

Πέρα από μία ηλεκτρονική υποβολή

Η προετοιμασία ενός charter δεν αρχίζει και δεν ολοκληρώνεται με την υποβολή του ναυλοσυμφώνου.

Πριν από την αναχώρηση πρέπει να έχουν οργανωθεί:

• το σκάφος και η κράτηση,
• τα στοιχεία των επιβατών,
• το πλήρωμα,
• τα απαιτούμενα έγγραφα,
• τα στοιχεία του ταξιδιού,
• οι έλεγχοι συμμόρφωσης,
• η έγκριση απόπλου.

Αντίστοιχα, μετά την υποβολή απαιτείται παρακολούθηση της κατάστασης του ναυλοσυμφώνου και ολοκλήρωση των διαδικασιών που οδηγούν στην τελική αναχώρηση.

Το διάγραμμα ροής που συνοδεύει την ανακοίνωση της TallyBoat τοποθετεί το e-Ναυλοσύμφωνο μέσα σε μια ευρύτερη ακολουθία, η οποία ξεκινά από τη διαχείριση του σκάφους και της κράτησης και φτάνει έως το departure clearance και το στάδιο «Ready to Sail».

Η προσέγγιση της TallyBoat

Η TallyBoat Platform επιχειρεί να συνδέσει τη νέα επίσημη διαδικασία με τις υπόλοιπες λειτουργίες μιας εταιρείας charter.

Η πλατφόρμα δεν αντικαθιστά το e-Ναυλοσύμφωνο του Υπουργείου. Το ενσωματώνει, σύμφωνα με την εταιρεία, σε ένα ενιαίο ψηφιακό επιχειρησιακό περιβάλλον που καλύπτει ολόκληρο τον κύκλο ζωής κάθε charter.

Η λογική της πλατφόρμας είναι να περιορίσει τη χρήση αποσπασματικών εφαρμογών, υπολογιστικών φύλλων και χειροκίνητων αρχείων, συγκεντρώνοντας τις βασικές διαδικασίες σε ένα κοινό cloud περιβάλλον.

Με αυτό τον τρόπο, η ηλεκτρονική υποβολή του ναυλοσυμφώνου συνδέεται με τις λειτουργίες που προηγούνται και ακολουθούν, ώστε η επιχείρηση να έχει συνολική εικόνα για κάθε σκάφος και ταξίδι.

Οι λειτουργίες για τις εταιρείες charter

Σύμφωνα με την TallyBoat, η πλατφόρμα δίνει στις επαγγελματικές εταιρείες charter τη δυνατότητα να:

• διαχειρίζονται τη Μηνιαία Άδεια Απόπλου – Monthly Permit για κάθε σκάφος,
• δημιουργούν και να υποβάλλουν πολλαπλά e-Ναυλοσύμφωνα από το γραφείο τους,
• ενημερώνονται αυτόματα για την κατάσταση κάθε charter μετά την επεξεργασία από την επίσημη πλατφόρμα του Υπουργείου,
• εκτυπώνουν το τελικό εγκεκριμένο e-Ναυλοσύμφωνο όταν απαιτείται,
• οργανώνουν στοιχεία σκαφών, επιβατών και πληρωμάτων,
• περιορίζουν τον χρόνο διαχείρισης και τα λειτουργικά λάθη.

Η συγκέντρωση των παραπάνω διαδικασιών σε ένα σύστημα μπορεί να προσφέρει πιο ξεκάθαρη εικόνα για τις εκκρεμότητες, τις εγκρίσεις και την ετοιμότητα κάθε αναχώρησης.

Από τη γραφειοκρατία στα δεδομένα

Η αξία της ψηφιοποίησης δεν περιορίζεται στην αντικατάσταση ενός έντυπου εγγράφου από μια ηλεκτρονική φόρμα.

Για τις επιχειρήσεις charter, η ουσιαστική αλλαγή προκύπτει όταν τα δεδομένα του ναυλοσυμφώνου μπορούν να συνδεθούν με τις υπόλοιπες πληροφορίες της λειτουργίας τους.

Ένα ολοκληρωμένο ψηφιακό περιβάλλον μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να γνωρίζουν σε πραγματικό χρόνο:

• ποια ναυλοσύμφωνα έχουν υποβληθεί,
• ποια βρίσκονται υπό επεξεργασία,
• ποια στοιχεία ή δικαιολογητικά εκκρεμούν,
• ποια σκάφη είναι έτοιμα για αναχώρηση,
• ποιος εργαζόμενος ή συνεργάτης έχει αναλάβει κάθε ενέργεια.

Η μετάβαση αυτή μετατρέπει τη συμμόρφωση από μια αποσπασματική διοικητική υποχρέωση σε μέρος της καθημερινής επιχειρησιακής διαχείρισης.

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός του yachting

Το ελληνικό yachting αποτελεί έναν σύνθετο επιχειρηματικό κλάδο, στον οποίο συνυπάρχουν ιδιοκτήτες σκαφών, charter companies, brokers, πληρώματα, συνεργάτες, λιμενικές αρχές και πάροχοι υπηρεσιών.

Η αποτελεσματική ψηφιοποίηση του κλάδου προϋποθέτει, επομένως, όχι μόνο ηλεκτρονικές δημόσιες υπηρεσίες, αλλά και συστήματα που μπορούν να συνδέσουν τις διαφορετικές επιχειρησιακές λειτουργίες.

Η TallyBoat περιγράφει την πλατφόρμα της ως «ψηφιακή υποδομή του yachting ecosystem», με στόχο τη σύνδεση ανθρώπων, επιχειρήσεων, διαδικασιών και οικονομικών ροών σε ένα κοινό περιβάλλον.

Η υποστήριξη του e-Ναυλοσυμφώνου αποτελεί μέρος αυτής της προσέγγισης και αποτυπώνει μια ευρύτερη τάση: τη μετάβαση από απομονωμένες ψηφιακές εφαρμογές σε ολοκληρωμένα συστήματα διαχείρισης.

Η προσφορά της TallyBoat

Στο πλαίσιο της έναρξης της νέας διαδικασίας, η TallyBoat ανακοίνωσε ότι προσφέρει δωρεάν χρήση της πλατφόρμας έως τις 31 Δεκεμβρίου 2026.

Από την 1η Ιανουαρίου 2027, η τιμή διαμορφώνεται, σύμφωνα με την εταιρεία, στα 120 ευρώ ανά επαγγελματικό σκάφος ετησίως, έναντι κανονικής τιμής 150 ευρώ.

Η εμπορική αυτή προσφορά απευθύνεται σε επιχειρήσεις που επιθυμούν να οργανώσουν τις καθημερινές λειτουργίες τους και να ενσωματώσουν τη νέα διαδικασία του e-Ναυλοσυμφώνου στο συνολικό τους πληροφοριακό περιβάλλον.

Η επόμενη ημέρα

Το e-Ναυλοσύμφωνο δημιουργεί τις βάσεις για ταχύτερες και περισσότερο διαφανείς διαδικασίες στο ελληνικό επαγγελματικό yachting.

Το επόμενο βήμα είναι η σύνδεση της νέας υπηρεσίας με τις πραγματικές ανάγκες των επιχειρήσεων: τον προγραμματισμό των κρατήσεων, τη διαχείριση των σκαφών, την οργάνωση των πληρωμάτων και την παρακολούθηση της συνολικής πορείας κάθε charter.

Η ψηφιοποίηση θα αποδώσει το μεγαλύτερο όφελος όταν δεν περιορίζεται σε μια μεμονωμένη υποχρέωση, αλλά εντάσσεται σε μια ενιαία λειτουργία που μειώνει τον διοικητικό φόρτο και επιτρέπει στις επιχειρήσεις να επικεντρώνονται περισσότερο στην εξυπηρέτηση των πελατών και λιγότερο στη διαχείριση αποσπασματικών διαδικασιών.