5 τρόποι για να γίνουν τα meetings της εταιρείας σας λιγότερο βασανιστικά

Όπως αναφέρει ο coach Chris Pearse σε άρθρο του στο Forbes, σύμφωνα με σχετική έρευνα το 90% των ανθρώπων που λαμβάνουν μέρος σε meetings ονειροπολούν κατά τη διάρκεια τους, ενώ ένα 60% κάνει πως κρατάει σημειώσεις, ούτως ώστε να δείξει πως ακούει τα τεκταινόμενα.

Βάσει της αρχής ότι οι συναντήσεις πρέπει να είναι εποικοδομητικές, ο Pearse δίνει μερικές συμβουλές για το πώς μπορεί να επιτευχθεί αυτό.

Απομακρύνετε τα τραπέζια

Τα τραπέζια δημιουργούν εμπόδια μεταξύ των ανθρώπων, διαχωρίζοντας και «προστατεύοντας» τους. Και όχι μόνο αυτό, αλλά τους βοηθούν να κάνουν «στα κρυφά» χρήση των laptops ή των smartphones που φέρνουν μαζί τους. Η απομάκρυνση τους σημαίνει πως θα μιλούν οι άνθρωποι απευθείας, χωρίς εμπόδια και χωρίς τα διάφορα «σύνεργα» που έχουν μαζί. Σε κάθε περίπτωση, τα τραπέζια αποτελούν έναν από τους παράγοντες που μπορούν να αλλάξουν τη δυναμική μιας συνάντησης.

Απαγορεύστε τις εισόδους και τις εξόδους

Όταν οι άνθρωποι αποχωρούν από μια συνάντηση κατά βούληση, καταστρέφουν και τη συνάντηση και την ομάδα. Αν και μπορούν να υπάρξουν προσκλήσεις συγκεκριμένων ατόμων σε συγκεκριμένες χρονικές στιγμές, δεν είναι λίγα τα ανώτερα στελέχη που μπαίνουν και φεύγουν από μια συνάντηση νωρίτερα από το προγραμματισμένο, κάτι που μπορεί να αποτελεί και συνειδητή επιλογή. Σε κάθε περίπτωση πάντως, οι συναντήσεις θα πρέπει να περιλαμβάνουν όλους όσους βρίσκονται στον χώρο.

Πραγματοποιήστε συζητήσεις σε μικρές ομάδες

Όπως σημειώνει ο Pearse, είναι απλώς αδύνατον να υπάρξει μια εποικοδομητική συζήτηση μεταξύ 12 ατόμων, χαρακτηρίζοντας αναχρονιστικό το μοντέλο με τις αίθουσες των 20 και 30 θέσεων για μια συνάντηση. Σύμφωνα με τον ίδιο, ο βελτιστος αριθμός ατόμων είναι 4-5. Σε μεγαλύτερες συναντήσεις, απλώς απαιτείται διαχωρισμός των ατόμων σε ομάδες, όταν χρειάζεται να υπάρξουν συζητήσεις. Η απουσία τραπεζιών που αναφέρθηκε παραπάνω βοηθάει πάρα πολύ σε αυτό.

Περιορίστε την τεχνολογία

Η τεχνολογία μπορεί να διευκολύνει ορισμένες συναντήσεις, μπορεί όμως να αποτελέσει και πρόβλημα για κάποιες άλλες, κάτι που συμπεριλαμβάνει υπολογιστές, κινητά τηλέφωνα και διαφάνειες. Όπως χαρακτηριστικά αναφέρει η πηγή, το πρόβλημα με τις παρουσιάσεις μέσω διαφανειών είναι πως παίρνουν την προσοχή του κοινού από τον παρουσιαστή, εκτρέποντας συγχρόνως την προσοχή του μακριά από το ακροατήριό του. Μια καλή αρχή είναι να υπάρχει τεχνολογία μόνο εάν αυτή είναι απαραίτητη και δικαιολογημένη.

Σεβαστείτε τους χρόνους

Ξεκινήστε την συνάντηση στην ώρα της και ολοκληρώστε την στην ώρα της. Η ακρίβεια δείχνει σεβασμό. Οι συναντήσεις που ξεφεύγουν από τον προγραμματισμό είναι αποτέλεσμα κακής οργάνωσης. Εάν μια συνάντηση απαιτεί περισσότερο χρόνο, προγραμματίστε μια καινούργια για κάποια άλλη μέρα.

Σε κάθε περίπτωση, πραγματοποιήστε συναντήσεις μόνο εάν ο στόχος είναι η αξιοποίηση της ομάδας. Εάν αφορά σε οτιδήποτε διαφορετικό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ηλεκτρονικά μέσα ή κατ' ιδίαν συναντήσεις.