Μικρές συμβουλές για αποδοτικές ημέρες στο γραφείο

Η καθημερινότητα στο γραφείο μπορεί να διαφέρει από ειδικότητα σε ειδικότητα και από εταιρεία σε εταιρεία. Ο κορμός όμως της οργάνωσης της εργασίας παραμένει σχεδόν ο ίδιος ανεξάρτητα την εταιρεία στην οποία εργάζεται κάποιος. Ίσως τα πράγματα σε ότι αφορά το τι έχει να κάνει κανείς στην καθημερινότητά του να είναι πιο συγκεκριμένα σε μεγάλες εταιρείες σε αντίθεση με τις μικρές.

Στην Ελλάδα το μεγαλύτερο ποσοστό των επιχειρήσεων είναι ΜΜΕ και αρκετά συχνά οικογενειακές. Σε αυτές τις μικρές επιχειρήσεις, οι υπάλληλοι συχνά καλούνται να διαχειρίζονται παραπάνω αρμοδιότητες. Στο παρόν άρθρο δίνουμε μικρές συμβουλές για το πώς μπορεί ο καθένας από εμάς να οργανώσει καλύτερα το χρόνο και τις εργασίες του μέσα στην ημέρα.

Η χρήση της λίστας

Οι περισσότεροι από εμάς για να πάμε στο σούπερ μάρκετ ετοιμάζουμε μία λίστα έτσι ώστε να μη ξεχάσουμε κάτι. Αν η λίστα είναι τόσο σημαντική για μία καθημερινή δραστηριότητα όπως τα ψώνια του σπιτιού, τι σημασία θα έχει άραγε στην καθημερινότητά μας στο γραφείο; Ρητορική είναι η ερώτηση, διότι οι περισσότεροι συμφωνούμε ότι η χρήση λίστας είναι εξαιρετικό εργαλείο σωστής οργάνωσης. Ο καθένας επιλέγει πόσες και τι είδους λίστες θα κρατήσει. Για παράδειγμα, λίστα μακροπρόθεσμων και βραχυπρόθεσμων εργασιών. Μία όμως εκ των λιστών που αποδεικνύεται σχεδόν θαυματουργή, είναι αυτή στην οποία καταγράφουμε τις εργασίες της επόμενης ημέρας. Δεν απαιτείται πολύς χρόνος. Λίγα λεπτά πριν την αποχώρησή μας από το γραφείο στο τέλος της βάρδιας είναι αρκετά, προκειμένου να καταγράψουμε και να οργανώσουμε τις εργασίες που πρέπει να κάνουμε την επόμενη ημέρα.

E-mails και μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Το να απαντήσετε την ίδια στιγμή σε ένα e-mail που μόλις παραλάβατε και ο έλεγχος σε τακτά χρονικά διαστήματα των μέσων κοινωνικής δικτύωσης είναι μόνο δύο από τους «κλέφτες» χρόνου, ενέργειας, έμπνευσης και αποτελεσματικότητας. Ορίστε συγκεκριμένες ώρες κατά τη διάρκεια της ημέρας κατά τις οποίες θα απαντήσετε στα e-mails που έχετε παραλάβει. Κάποια από αυτά τα e-mails θα προκαλούν νέες υποχρεώσεις και εργασίες. Οργανώστε τις ενέργειες που προκύπτουν από το κάθε e-mail, αποθηκεύστε το αν χρειάζεται, αρχειοθετήστε το σε φάκελο αν απαιτείται και φροντίστε να έχετε τον αρχικό φάκελο με τα εισερχόμενα όσο πιο άδειο γίνεται. Ο έλεγχος ανά δέκα λεπτά ή ανά μισή ώρα για νέα e-mails μόνο πολύτιμο χρόνο μπορεί να σας καταναλώσει.

Τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι και σημαντικό εργαλείο δουλειάς. Υπάρχουν περιπτώσεις που πελάτες σας μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας με μήνυμα για παράδειγμα στο facebook. Κάποιοι από εσάς –ιδιαίτερα σε μικρές επιχειρήσεις- ίσως διαχειρίζεστε και την εταιρική σελίδα της επιχείρησης στην οποία εργάζεστε παράλληλα με άλλα καθήκοντα. Για όποιον λόγο και αν θέλετε να κάνετε χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης όταν είστε στο γραφείο, προσδιορίστε ακριβώς ποια ώρα και για πόσο χρόνο θα επισκεφτείτε τις σχετικές σελίδες. Οι περισσότεροι άλλωστε συμφωνούμε ότι η χρήση των μέσων αυτών χωρίς όριο είναι ικανή να μας «κλέβει» δημιουργικό και πολύτιμο χρόνο καθημερινά.

Οργάνωση συγκεκριμένου task

Στις περισσότερες εργασίες σήμερα, ένας υπάλληλος δεν έχει μόνο μία αρμοδιότητα αλλά συχνά καλείται να ανταπεξέλθει σε διαφορετικές εργασίες μέσα στην ημέρα. Αυτό έχει τα αρνητικά του αλλά έχει και πολλά θετικά. Κάθε task λοιπόν από αυτά που καλείται να φέρει εις πέρας, έχει επιμέρους εργασίες που πρέπει να γίνουν. Ποιες είναι αυτές; Με ποια σειρά; Ποιοι ανθρώπινοι και άλλοι πόροι πρέπει να χρησιμοποιηθούν για να ολοκληρωθεί αυτή η εργασία; Πριν την έναρξη λοιπόν κάθε συγκεκριμένου task καταγράψτε σε μία απλή κόλλα χαρτί όλα αυτά που απαιτούνται για να ολοκληρωθεί. Με τη μέθοδο αυτή θα έχετε επιγραμματικά συγκεντρωμένες όλες τις ενέργειες που απαιτούνται. Παράλληλα, διαγράφοντας κάθε μία από αυτές όταν ολοκληρώνονται, βλέπετε εν συντομία τι απομένει ακόμα να γίνει για να ολοκληρωθεί η συγκεκριμένη εργασία. Η συγκεκριμένη μέθοδος εξασφαλίζει χρόνο και μείωση της πιθανότητας να ξεχαστεί κάτι σημαντικό.

Σημαντικό VS Επείγον

Μία από τις βασικές αρχές του management είναι η οργάνωση και η εργασία με βάση τις προτεραιότητες. Ο παρακάτω πίνακας δείχνει εν συντομία πως μπορούμε να διαχωρίζουμε τις εργασίες που πρέπει να γίνονται και σε ποιο τεταρτημόριο είναι ωφελιμότερο να βρίσκεται κανείς. Η διαφορά μεταξύ σημαντικού και επείγοντος είναι τεράστια και για αυτό προτείνεται να οργανώνουμε τις προτεραιότητές μας με τέτοιο τρόπο έτσι ώστε να εστιάζουμε στα σημαντικά και να μειώνουμε τα επείγοντα. Κυρίως όμως να μειώνουμε τα επείγοντα στα οποία εμείς μπορούμε να επέμβουμε. Σε αυτό το σημείο είναι πολύ σημαντικό να τονιστεί ότι η σωστή προετοιμασία, η πρόληψη και ο προγραμματισμός εργασιών μειώνει τον κίνδυνο αύξησης πολλών σημαντικών ζητημάτων ως επείγοντα.

Τι έκανες το προηγούμενο βράδυ;

Στην δεκαετία των 20 είναι πολύ πιθανό κάποιος να ξενυχτήσει μέχρι πρωίας και την επόμενη ημέρα να είναι εξαιρετικά αποδοτικός στην εργασία του. Λίγο πολύ, όλοι έχουμε να διηγηθούμε μία ιστορία νυχτερινής εξόδου που το πρωί μας βρήκε να προσπαθούμε να διορθώσουμε λίγο τους μαύρους κύκλους και με λίγη ή καθόλου ώρα ύπνου να πάμε απευθείας στο γραφείο. Όσοι όμως έχουμε περάσει τα 30, γνωρίζουμε πλέον ότι αυτές οι βραδιές μάλλον πως οδηγούν σε χαμηλή απόδοση στην εργασία την επόμενη ημέρα. Δεν είναι λίγες οι έρευνες άλλωστε που αποδεικνύουν ότι ο καλός βραδινός ύπνος, περίπου για 7-8 ώρες αυξάνουν την απόδοσή μας την επόμενη μέρα στην εργασία και σε συνδυασμό με καλή διατροφή πετυχαίνουμε καλύτερα αποτελέσματα.