10 χρήσιμες πρακτικές για αποδοτικότερα meetings

Τα meetings με τους συνεργάτες σας, τόσο εσωτερικούς όσο και εξωτερικούς, είναι απαραίτητα για την ορθή και ποιοτική επικοινωνία και την αποδοτική συνεργασία σας. Ωστόσο έχουν, δικαίως, κατηγορηθεί για έλλειψη αποτελεσματικότητας και σπατάλη χρόνου. Ιδιαίτερα τα στελέχη φαίνεται να καταναλώνουν μεγάλο μέρος του χρόνου τους σε αυτές τις συναντήσεις.

Την περίοδο λίγο πριν και λίγο μετά τις καλοκαιρινές άδειες, στις περισσότερες εταιρίες λαμβάνουν χώρα ακόμα περισσότερα meetings με σκοπό τον καλύτερο συντονισμό των μελών κάθε οργανισμού, αλλά και την ενημέρωσή τους για όσα συνέβησαν κατά την απουσία τους. Με αυτή την ευκαιρία παραθέτουμε μερικές χρήσιμες πρακτικές για πιο αποδοτικά meetings.

1. Είναι πράγματι απαραίτητες όλες αυτές οι συναντήσεις;

Σε περίπτωση που τα meetings που λαμβάνουν χώρα στην εταιρεία σας είναι υπερβολικά πολλά ή καταναλώνουν μεγάλο μέρος του χρόνου σας μπορεί να είναι σημάδι ότι η επιχείρηση έχει αδυναμίες σε θέματα διαδικασιών και συντονισμού. Δείτε ποιοι είναι οι λόγοι που σας αναγκάζουν να συναντηθείτε και αν κάποιες από αυτές τις συναντήσεις μπορούν να εξαλειφθούν δίνοντας μεγαλύτερο βαθμό πρόσβασης στους συνεργάτες σας σε απαραίτητες για τη δουλειά τους πληροφορίες, αυτοματοποιώντας διαδικασίες ή βελτιώνοντας την επικοινωνία ανάμεσα σε ανθρώπους κλειδιά. Όσο καλύτερη ροή πληροφοριών υπάρχει στην εταιρεία σας, τόσο θα μειώνεται η ανάγκη για meetings.

Κάθε meeting θα πρέπει να έχει προκαθορισμένο σκοπό και να προσβλέπει σε συγκεκριμένα αποτελέσματα. Είναι χρήσιμο να αναλογιστείτε κατά πόσο πραγματοποιείτε την κάθε συνάντηση επειδή είναι αναγκαία ή επειδή έχει απλά παγιωθεί σαν διαδικασία (πχ meetings σε τακτά χρονικά διαστήματα). Οι συναντήσεις σας δεν έχουν νόημα σε περίπτωση που δεν πρόκειται να οδηγήσουν σε απτά αποτελέσματα, δεν έχουν συγκεκριμένο περιεχόμενο καθώς επίσης και όταν δεν συμμετέχουν σε αυτές οι άνθρωποι που είναι υπεύθυνοι για τη λήψη των σχετικών αποφάσεων.

2. Προετοιμαστείτε κατάλληλα

Συχνά πολλά μέλη της ομάδας σας συμμετέχουν σε meetings χωρίς να γνωρίζουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για το θέμα υπό συζήτηση ή χωρίς να έχουν απαντήσεις σε θέματα της αρμοδιότητάς τους. Επίσης πολλές φορές προκύπτουν παράμετροι που δεν είχαν υπολογιστεί λόγω έλλειψης προετοιμασίας. Κατά συνέπεια μια μεγάλη μερίδα συναντήσεων καταλήγουν απλά στη διαπίστωση ότι υπάρχει μια σειρά θεμάτων που πρέπει να διερευνηθούν και μετά η ομάδα να ξανασυναντηθεί. Ενημερώστε τους συνεργάτες σας για το θέμα της συνάντησης και τις ενότητες που θα συζητηθούν και ζητήστε τους να προετοιμαστούν κατάλληλα, θέτοντας συγκεκριμένες ερωτήσεις σε όποιους από αυτούς χρειάζεται.

3. Ετοιμάστε μια σύντομη agenda

Κάθε συνάντηση θα πρέπει να έχει καθορισμένο θέμα και στόχους γνωστούς σε όλους εξαρχής. Φροντίστε τα meetings σας να έχουν προκαθορισμένη, μικρή σχετικά διάρκεια. Όσο μεγαλύτερη η διάρκεια τόσο η προσοχή των συμμετεχόντων διασπάται και η αποδοτικότητά τους μειώνεται.

Επίσης είναι σημαντικό να παραμένετε εντός θέματος. Σίγουρα σε μια συνάντηση μπορεί να προκύψει κάποιο νέο ζήτημα το οποίο να απαιτεί συζήτηση, αυτό ωστόσο δεν πρέπει να αποτελεί τον κανόνα. Επίσης, σε περίπτωση που δείτε ότι ξεφεύγετε από το θέμα της συνάντησης θα πρέπει να επαναφέρετε τη συζήτηση σε αυτό, παραμερίζοντας άλλες συζητήσεις για κάποια πιο κατάλληλη στιγμή.

Είναι συχνό φαινόμενο κάποιοι από τους συμμετέχοντες να έχουν συχνά την τάση να αναπτύσσουν γενικότερες σκέψεις τους ή να εξιστορούν γεγονότα τα οποία μικρή σχέση έχουν με το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα. Περιορίστε τους κρατώντας τους προσηλωμένους στο στόχο της συνάντησης και κάνοντάς τους συγκεκριμένες ερωτήσεις.

4. Εξασφαλίστε τη συμμετοχή των σωστών ατόμων

Ανάλογα με το θέμα και τους στόχους της κάθε συνάντησης σιγουρευτείτε ότι μετέχουν όλοι οι απαραίτητοι άνθρωποι αλλά μόνο αυτοί. Συμπεριλάβετε και ανθρώπους που δεν θα συνεισφέρουν πρακτικά με κάποιο τρόπο, μόνο αν είναι αναγκαίο να είναι απόλυτα ενήμεροι για όσα συζητήθηκαν.

Φροντίστε να είναι πάντα παρόντες οι υπεύθυνοι για τις αποφάσεις που θα πρέπει να ληφθούν και να υπάρχει ισορροπία στην ομάδα ώστε να ληφθούν υπ' όψιν απόψεις από περισσότερες οπτικές γωνίες (πχ διαφορετικά επίπεδα του οργανισμού) και διαφορετικούς τύπους ανθρώπων (πχ με διαφορετικό background ή προσωπικό στυλ).

5. Ποιος κατευθύνει τη συζήτηση;

Υπάρχουν περιπτώσεις που ένα meeting πραγματοποιείται για να δοθεί στα μέλη μιας ομάδας ένα σχέδιο δράσης και άλλες στις οποίες απαιτείται συζήτηση και συνεισφορά ιδεών από όλους. Κάθε ομάδα έχει ένα ή περισσότερα άτομα τα οποία την επηρεάζουν (είτε λόγω θέσης είτε λόγω προσόντων και χαρακτηριστικών) και στων οποίων τις απόψεις δύσκολα τα μέλη της ομάδας αντιτίθενται. Αναγνωρίστε αυτά τα μέλη στην ομάδα σας και χρησιμοποιήστε τα ανάλογα με το είδος του meeting. Σε περίπτωση που επιθυμείτε τη γρήγορη και ακριβή ενημέρωση της ομάδας για ένα σχέδιο δράσης, δώστε τους το λόγο εξαρχής. Σε περίπτωση ωστόσο που θέλετε να ακουστούν οι απόψεις όλων, φροντίστε αυτά τα άτομα να μιλήσουν αφού οι υπόλοιποι έχουν εκφραστεί. Σημαντικό επίσης είναι να αποφεύγετε το Conversation Domination από ένα και μόνο άτομο. Τα meetings στα οποία όλα τα μέλη μετέχουν ενεργά στην κουβέντα θα σας δώσουν καλύτερα αποτελέσματα.

6. Παρουσιάσεις και πληροφοριακό υλικό

ΟΙ παρουσιάσεις συχνά είναι ένας καλός τρόπος εισαγωγής ή ανάπτυξης ενός ζητήματος. Ωστόσο σε κάθε περίπτωση φροντίστε να παραμένουν σύντομες και το σχετικό πληροφοριακό υλικό μικρό σε μέγεθος. Μόνο έτσι θα διατηρήσετε την προσοχή των παρευρισκομένων και θα διαβάσουν την παρουσίασή σας και μετά τη συνάντηση.

7. Follow up

Αν για οποιοδήποτε λόγο χρειάζεται κάποιο follow up μετά τη συνάντηση (πχ. για να στείλετε επιπλέον υλικό, για να ενημερώσετε για το πλάνο δράσης ή για να δώσετε οδηγίες σε κάποιον ώστε να ξεκινήσει να δουλεύει) κάντε το άμεσα -συνήθως εντός 24 ωρών. Με αυτό τον τρόπο μεγιστοποιείται η δέσμευση του και οι πιθανότητες να αρχίσει να ασχολείται αμέσως με τη νέα δραστηριότητα.

8. Μειώστε τις ενοχλήσεις

Το κάθε μέλος της ομάδας αφιερώνει ένα υπολογίσιμο μέρος από το χρόνο του για να λάβει μέρος στο meeting. Το να σταματάτε για διάφορους μη σημαντικούς λόγους μπορεί να τους εκνευρίσει και σίγουρα μειώνει την προσοχή και την αποτελεσματικότητά τους. Συνεχή διαλλείματα για απαντήσεις σε τηλέφωνα, mail ή άλλους λόγους θα εκμηδενίσουν την αξία του meeting στα μάτια των παρευρισκομένων και θα τους κάνουν λιγότερο πρόθυμους να συμμετέχουν ουσιαστικά σε αυτά.

Θέστε μια συγκεκριμένη ώρα έναρξης και τηρήστε την. Μην αφήνετε μέλη της ομάδας να καθυστερούν χωρίς σοβαρό λόγο γιατί το meeting δείχνει να μην αποτελεί σημαντική δραστηριότητα και υπάρχει διάσπαση της συγκέντρωσης από τα άτομα που διακόπτουν κάθε τόσο τη συζήτηση με τον ερχομό τους.

9. Διατηρήστε το ανεπίσημο

Σε κάθε περίπτωση προσπαθήστε, στο βαθμό βεβαίως που αρμόζει στην περίσταση, να διατηρήσετε ένα φιλικό και σχετικά χαλαρό (επαγγελματικό ωστόσο) κλίμα στις συναντήσεις σας. Κάνοντας τα μέλη της ομάδας να νιώσουν άνετα θα μοιραστούν μαζί σας σε μεγαλύτερο βαθμό τις ιδέες τους και θα είναι πιο δεκτικά στις οδηγίες και παρατηρήσεις σας. Επίσης το καλό περιβάλλον θα αυξήσει την όρεξή τους για εργασία και κατά συνέπεια και την απόδοσή τους.

10. Κλείστε το meeting αναθέτοντας συγκεκριμένα tasks και ρόλους

Αν πραγματικά θέλετε τα meeting σας να γίνουν αποδοτικά θα πρέπει ως αποτέλεσμα αυτών πάντα να προκύπτουν συγκεκριμένες δραστηριότητες και να ανατίθενται ξεκάθαροι ρόλοι σε σχέση με αυτές. Σε αντίθετη περίπτωση κινδυνεύετε στο επόμενο meeting να βρίσκεστε ακριβώς στο ίδιο σημείο και να κάνετε τις ίδιες διαπιστώσεις για όσα πρέπει να γίνουν.

	Αλέξιος Δημητρόπουλος Ο Αλέξιος Δημητρόπουλος είναι κάτοχος πτυχίου του τμήματος Διοικητικής Επιστήμης & Τεχνολογίας του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών και έχει Μάστερ (MSc) στην Διοίκηση Επιστήμης, Τεχνολογίας και Καινοτομίας από το Πανεπιστήμιο του Μάντσεστερ. Είναι ένας εκ των συνιδρυτών της Cognitive Space, συμβουλευτικού/ερευνητικού οργανισμού ο οποίος εστιάζει στις διαδικασίες Διοίκησης Γνώσης για την υποστήριξη της Καινοτομίας, της Επιχειρηματικότητας και της Διοίκησης Γνώσης. Πριν ενταχθεί στην ομάδα της Cognitive Space εργάστηκε σε ιδιωτικές επιχειρήσεις και διαθέτει εμπειρία σε διεθνή ερευνητικά έργα υπό την αιγίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Είναι ενεργός ερευνητής του οποίου τα ενδιαφέροντα συμπεριλαμβάνουν τους τομείς της Οργανωσιακής αλλαγής, της Διοίκησης Γνώσης και των οικονομικών της τεχνολογικής αλλαγής.