Η αρνητική πλευρά της τηλεργασίας - Πώς να μην ξοδεύετε χρόνο σε ανούσια meetings

Μια και η τηλεργασία έχει πλέον υιοθετηθεί από εκατομμύρια εταιρείες σε όλο τον πλανήτη, τα εταιρικά meetings γίνονται μέσω ψηφιακών εφαρμογών. Η πιο δημοφιλής εφαρμογή είναι το Zoom, το οποίο σύμφωνα με επίσημα στοιχεία χρησιμοποιείται από 12,9 εκατομμύρια χρήστες παγκοσμίως. Ωστόσο, η ευρεία χρήση του συνεπάγεται ορισμένα μειονεκτήματα.

Ένα από αυτά είναι, σύμφωνα με έρευνα του Jeremy Bailenson, καθηγητή στο Πανεπιστήμιο Stanford, το «Zoom Fatigue». Το «Zoom Fatigue», είναι ουσιαστικά η «εξουθένωση/burnout λόγω του Zoom», την οποία και βιώνουν αρκετοί εργαζόμενοι.

Οι πιο συνηθισμένοι λόγοι είναι οι εξής:

• Οι συναντήσεις γίνονται πιο εύκολα, άρα και πιο συχνά.
• Ορισμένοι δεν έχουν τον κατάλληλο χώρο για να εργαστούν και νιώθουν άβολα με την χρήση κάμερας, μιας και οι συνεργάτες τους μπορούν να δούνε το πού εργάζονται.
• Απρόοπτα που μπορεί να συμβούν, όπως παιδιά που μπαίνουν στο πλάνο ή το τηλέφωνο που χτυπάει κ.ο.κ.
• Τεχνικά προβλήματα όπως κακός ήχος, κακή ποιότητα εικόνας.

Ακόμα, μια ανάλυση των meetings και των emails 3,1 εκατομμυρίων ανθρώπων σε 16 μεγάλες πόλεις διαπίστωσε ότι λόγω της τηλεργασίας η μέση εργάσιμη μέρα αυξήθηκε κατά 8,2% ή 48,5 λεπτά κατά τη διάρκεια των πρώτων εβδομάδων της πανδημίας. Οι εργαζόμενοι, επίσης, συμμετείχαν σε περισσότερα Zoom meetings, τα οποία ωστόσο διήρκεσαν λιγότερο, συγκριτικά με πριν.

Η ομάδα των ερευνητών συνέκρινε τη συχνότητα και τον χρόνο των email που στάλθηκαν εντός του οργανισμού 8 εβδομάδες πριν την έναρξη της καραντίνας και 8 εβδομάδες μετά και κατά μέσο όρο διαπίστωσαν ότι:

• Οι εργαζόμενοι έστειλαν 5,2% περισσότερα email τη μέρα.
• Τα emails είχαν 2,9% περισσότερους παραλήπτες.
• Περίπου 8,3% των email στάλθηκαν εκτός ωραρίου εργασίας.

Επιπλέον, οι ερευνητές ανέλυσαν τις προσκλήσεις σε meeting -την ποσότητα, τη διάρκεια και τον αριθμό των συμμετεχόντων- και παρατήρησαν ότι:

• Οι άνθρωποι συμμετείχαν σε 13% περισσότερα meetings.
• Κάθε meeting διήρκεσε 12 λεπτά ή 20% λιγότερο, μειώνοντας τον αριθμό των ωρών meeting κατά 12%, ή 19 λεπτά.
• Ο αριθμός των προσκεκλημένων αυξήθηκε κατά 2 ή 14%.

Mερικές συμβουλές για να μην ξοδεύετε τον πολύτιμο χρόνο σας σε ανούσια meetings

• Κάθε meeting πρέπει να έχει μια ξεκάθαρη agenda και αναμενόμενα αποτελέσματα.
• Η προηγούμενη ενημέρωση πάνω στα θέματα του meeting είναι απαραίτητη.
• Μην θεωρείτε δεδομένα τα 30λεπτα meetings. Εξετάστε το ενδεχόμενο κάποιο να περιοριστεί στα 15.
• Μπορείτε να κάνετε ένα walking meeting, τηρώντας τους κανόνες προστασίας. Δεν υπάρχει παγκόσμιος κανόνας ότι κάθε εικονική επαφή πρέπει να είναι στο Zoom, στο Skype και στο WebEx.
• Ο κανόνας των 3 meetings την ημέρα θα σας βοηθήσει να παραμείνετε συγκεντρωμένοι στις πιο σημαντικές εκκρεμότητές σας.
• Προσκαλέστε μόνο τους απαραίτητους συμμετέχοντες, για να κάνετε τα meetings σας πιο μικρά σε διάρκεια.
• Προγραμματίστε ένα κενό από το ένα meeting στο άλλο, ώστε στο ενδιάμεσο να αποφορτιστείτε. 30 λεπτά είναι ένα καλό χρονικό διάστημα για ανασυγκρότηση.

Αρχική δημοσίευση από Ελίζα Σακκά, Συντάκτρια Thrive Global Greece, στο www.thriveglobal.gr