Τα χαρακτηριστικά μιας επιτυχημένης εκδήλωσης

Μια εκδήλωση δεν αξιολογείται πλέον μόνο από το αν «κύλησαν όλα ομαλά», αλλά από το αν κατάφερε να δημιουργήσει αξία για τον διοργανωτή και, κυρίως, για τον άνθρωπο που επέλεξε να αφιερώσει τον χρόνο του για να συμμετάσχει.

Μια εκδήλωση είναι επιτυχημένη όταν πετυχαίνει τον σκοπό για τον οποίο διοργανώθηκε. Ο σκοπός αυτός μπορεί να είναι η προβολή ενός brand, η ενίσχυση της εταιρικής φήμης, η δημιουργία επαγγελματικών σχέσεων, η ενημέρωση, η δικτύωση, η κινητοποίηση ή ακόμη και η συναισθηματική σύνδεση με το κοινό. 

Η επιτυχία της δεν είναι αποτέλεσμα τύχης ούτε αυτοσχεδιασμού, είναι αποτέλεσμα στρατηγικής σκέψης, εμπειρίας και επαγγελματικής διαχείρισης. Και σε αυτό το πλαίσιο, ο ρόλος του εξειδικευμένου Συμβούλου Διοργάνωσης Εκδηλώσεων είναι καθοριστικός, καθώς λειτουργεί ως ο συνδετικός κρίκος ανάμεσα στους επιχειρηματικούς στόχους και στις προσδοκίες του κοινού.

Ο εξειδικευμένος διοργανωτής εκδηλώσεων δεν είναι απλώς ένας άνθρωπος που «κλείνει χώρο και προμηθευτές». Είναι στρατηγικός συνεργάτης. Διαθέτει εμπειρία, γνώση της αγοράς, κατανόηση της επικοινωνίας και κυρίως την ικανότητα να βλέπει την εκδήλωση ως ολοκληρωμένο project, με αρχή, μέση και τέλος. Διαθέτει τεχνογνωσία σε event management και συνδυάζει στοιχεία marketing, δημοσίων σχέσεων, branding, σχεδιασμού και διαχείρισης έργου. Γνωρίζει ότι κάθε λεπτομέρεια, από το τη δημιουργία του concept μέχρι το τελευταίο follow-up email, επηρεάζει το τελικό αποτέλεσμα.

Τα κρίσιμα σημεία στη διοργάνωση μιας εκδήλωσης συνοψίζονται στα παρακάτω:

1. Σαφής στόχος, στρατηγική και μετρήσιμα αποτελέσματα
Η βάση κάθε επιτυχημένης εκδήλωσης είναι ο ξεκάθαρος στόχος. Ο σχεδιασμός μιας εκδήλωσης ξεκινά πάντα με τις σωστές ερωτήσεις: Τι θέλουμε να πετύχουμε; Σε ποιους απευθυνόμαστε; Ποιο είναι το βασικό μήνυμα; Πώς θα μετρηθεί η επιτυχία;

2. Κατανόηση του κοινού
Δεν υπάρχουν επιτυχημένες εκδηλώσεις χωρίς βαθιά γνώση του κοινού στο οποίο απευθύνονται. Ποιοι είναι οι συμμετέχοντες; Τι τους ενδιαφέρει; Τι προσδοκούν; Πώς θέλουν να νιώσουν; Η εκδήλωση σχεδιάζεται την από τη σκοπιά του επισκέπτη, όχι του διοργανωτή. Γίνεται λεπτομερής σχεδιασμός για κάθε σημείο επαφής του με τους διοργανωτές, από την αποστολή της πρόσκλησης και την εγγραφή, την άφιξη και την υποδοχή, τη ροή του προγράμματος, τη δικτύωση, τα διαλείμματα, την αποχώρηση και την επικοινωνία μετά την εκδήλωση. Στόχος είναι ο συμμετέχων να νιώθει ότι ο χρόνος του αξιοποιήθηκε και ότι η παρουσία του είχε νόημα. Ο συμμετέχων προσδοκά να αποκομίσει πληροφορία, γνώση ή έμπνευση που δεν θα έβρισκε αλλού. Αναζητά περιεχόμενο με βάθος, πρακτική αξία και συνάφεια με το αντικείμενο ή τα ενδιαφέροντά του.

3. Concept αφήγηση και διαφοροποίηση
Μια εκδήλωση δεν είναι πρόγραμμα, είναι εμπειρία. Σε έναν κόσμο γεμάτο εκδηλώσεις, η διαφοροποίηση είναι κρίσιμη. Μια επιτυχημένη εκδήλωση έχει ξεκάθαρη ταυτότητα. Από την άφιξη μέχρι την αποχώρηση, κάθε στιγμή πρέπει να έχει λόγο ύπαρξης. Η επιτυχημένη εκδήλωση χαρακτηρίζεται από concept με συνοχή, αφήγηση και συναισθηματική ένταση, ώστε να ξεχωρίζει και να μένει αξέχαστη.

4. Άψογη λειτουργικότητα και προσοχή στη λεπτομέρεια
Η επιτυχία συχνά κρίνεται στα σημεία που δεν φαίνονται. Η λεπτομέρεια δεν είναι πολυτέλεια, είναι προϋπόθεση. Η σωστή ροή, ο χρόνος, ο φωτισμός, ο ήχος, η φιλοξενία, η σήμανση, η άνεση του χώρου είναι καθοριστικοί παράγοντες. Ο εξειδικευμένος Σύμβουλος Διοργάνωσης γνωρίζει ότι κάθε μικρή αστοχία μπορεί να επηρεάσει τη συνολική εμπειρία. 

5. Συντονισμός και διαχείριση απροόπτων
Καμία εκδήλωση δεν είναι απολύτως προβλέψιμη και μπορεί να προκύψουν απρόοπτα γεγονότα. Η επιτυχία της εκδήλωσης βρίσκεται στον τρόπο διαχείρισής τους. Θα πρέπει να υπάρχει σχέδιο Β και Γ και η ψυχραιμία για τη διευθέτηση των απρόβλεπτων καταστάσεων χωρίς να επηρεαστεί η εμπειρία του κοινού.

6. Αξιολόγηση και αποτύπωμα
Η επιτυχία μιας εκδήλωσης αξιολογείται με το κλείσιμο των φώτων. Η αποτίμηση αποτελεσμάτων, η συλλογή feedback και ο σχεδιασμός ενεργειών συνέχειας είναι ιδιαίτερα σημαντικά, μια και κάθε εκδήλωση θα πρέπει να αντιμετωπίζεται ως μέρος μιας ευρύτερης στρατηγικής και όχι ως μεμονωμένο γεγονός.

Η επιτυχία μιας εκδήλωσης δεν είναι θέμα τύχης ούτε απλής καλής οργάνωσης. Απαιτεί ισορροπία ανάμεσα στους στρατηγικούς στόχους του διοργανωτή και στις προσδοκίες των συμμετεχόντων. Είναι αποτέλεσμα στρατηγικής σκέψης, επαγγελματισμού και εμπειρίας. Ο εξειδικευμένος Σύμβουλος Διοργάνωσης Εκδηλώσεων είναι αυτός που μετατρέπει έναν στόχο σε εμπειρία και μια εμπειρία σε αξία. Και τελικά, σε έναν κόσμο όπου οι εντυπώσεις είναι πολλές αλλά η αξία σπάνια, αυτός ο ρόλος είναι πιο κρίσιμος από ποτέ.

Τέλος η απάντηση στο ερώτημα γιατί να προσλάβει μια εταιρία έναν Σύμβουλο Διοργάνωσης για τη διοργάνωση της εκδήλωσης της είναι σχεδόν προφανής. Η πρόσληψη ενός εξειδικευμένου συμβούλου διοργάνωσης εκδηλώσεων εξασφαλίζει επαγγελματισμό, μείωση κινδύνου, δημιουργικότητα και το σημαντικότερο εξοικονόμηση χρόνου και πόρων πετυχαίνοντας οικονομίες κλίμακας, ενώ παράλληλα αναβαθμίζει την εικόνα της εταιρείας και ενισχύει την εμπειρία των συμμετεχόντων. Αντιθέτως, η εσωτερική οργάνωση μπορεί να είναι κοπιαστική, πιο αργή και ενδέχεται να μην αξιοποιήσει πλήρως τις δυνατότητες ενός event.