24 συμβουλές για να μειώσετε τα κόστη της επιχείρησής σας

Ποιος επιχειρηματίας δεν θέλει να πληρώνει λιγότερα και να απολαμβάνει μεγαλύτερα κέρδη; Η εύρεση τρόπων μείωσης κόστους αποτελεί καθημερινή πρόκληση για τον ιδιοκτήτη μιας μικρής επιχείρησης. Η διέξοδος από την οικονομική κρίση, βεβαίως, δεν προϋποθέτει μόνο τη μείωση του κόστους αλλά και την απαραίτητη αύξηση των πωλήσεων χωρίς έξτρα επιβάρυνση στα κέρδη. Σας παραθέτουμε λοιπόν 24 τρόπους μείωσης του κόστους της επιχειρηματικής σας δραστηριότητας και ελπίζουμε ότι θα σας βοηθήσουν να εντοπίσετε στην επιχείρησή σας πιθανές περιοχές που θα μπορούσαν να σας κοστίζουν λιγότερο. Ο κανόνας που ισχύει σε κάθε αγορά είναι ο εξής: “Οτιδήποτε αγοράζετε, πρέπει να συνεισφέρει σε αύξηση των εσόδων σας.”

• Ελέγχετε και παρακολουθείτε τα κόστη σας. Αυτό είναι το πρώτο βήμα για να εντοπίσετε τι πληρώνετε και πόσο σας κοστίζει. Καταγράψτε αναλυτικά. Τα πάντα. Από το πιο μικρό ως το πιο μεγάλο.
• Κάντε πάντα έρευνα αγοράς πριν αγοράσετε κάτι. Αναμφισβήτητα, είναι κάτι που στο παρελθόν ίσως δεν κάναμε τόσο διεξοδικά. Θα πρέπει να γίνει συνήθεια σε έναν επιχειρηματία να κάνει μια αναλυτική έρευνα αγοράς. Ακόμη κι αν δεν την κάνει ο ίδιος και την έχει αναθέσει σε κάποιον υπεύθυνο αγορών δεν θα πρέπει να την αφήνει στην τύχη της. Ελέγξτε τον υπάλληλο ότι την έκανε σωστά. Το τελικό οκ το δίνετε εσείς, οπότε πρέπει να έχετε τα σωστά δεδομένα για να αποφασίσετε.
• Συνεργαστείτε με ελεύθερους επαγγελματίες. Σε πολλές περιπτώσεις, συμφέρουν από το να συνεργαστείτε με μια μεγάλη εταιρεία. Επιλέξτε σωστά τον κατάλληλο, ελέγξτε τις προηγούμενες συνεργασίες του και δοκιμάστε τον.
• Συνεργαστείτε με βάση την «ανταλλαγή υπηρεσιών ή προϊόντων». Το βλέπουμε όλο και περισσότερο σε περιόδους οικονομικής ύφεσης. Παρέχετε μια υπηρεσία σε κάποιον και αυτός με την σειρά του σας παρέχει αντίστοιχα τη δική του. Συμφέρει και τους δυο σας, απλά φροντίστε να μείνει πάντα και η άλλη πλευρά ικανοποιημένη.
• Προσέξτε τις αγορές μικροπραγμάτων. Υπάρχουν αρκετές μικροαγορές που μπορεί να κάνει μια επιχείρηση και στο τέλος του χρόνου, όταν αθροίσει τα ποσά, να ανακαλύψει το μέγεθος μιας δαπάνης που θα μπορούσε να την είχε περιορίσει κάνοντας κάποιες έξυπνες κινήσεις.
• Μειώστε το κόστος των αποθεμάτων που διατηρείτε. Μην δεσμεύετε το κεφάλαιό σας ενώ θα μπορούσε να επενδυθεί σε άλλες πηγές δημιουργίας εισοδήματος. Ούτε φυσικά να παρουσιάζονται ελλείψεις σε προϊόντα, γεγονός που ισοδυναμεί με χαμένες πωλήσεις. Απαιτείται κατάλληλος έλεγχος και πρόβλεψη.
• Επιλέξτε την κατάλληλη νομική μορφή για την εταιρεία σας. Με τις τελευταίες εξελίξεις στο φορολογικό, κάποιες νομικές μορφές επιχειρήσεων επωφελούνται περισσότερο και κάποιες λιγότερο. Πριν δημιουργήσετε την επιχείρησή σας συμβουλευτείτε το λογιστή σας ή ένα σύμβουλο επιχειρήσεων ώστε να σας καθοδηγήσει σωστά σε αυτό. Δεν χρειάζεται να πληρώνετε στο τέλος της χρήσης, φορολογικές επιβαρύνσεις που θα μπορούσατε να αποφύγετε εξ’αρχής.
• Μειώστε το κόστος της «παραδοσιακής» διαφήμισης και βελτιώστε την online. Επωφεληθείτε από τους νέους τρόπους διαφήμισης που το internet σας προσφέρει δίχως να αυξάνετε τα κόστη σας σε προβολή. Εντοπίστε πού βρίσκεται το αγοραστικό σας κοινό, βρείτε ποιο είναι το κατάλληλο μέσο για να επικοινωνήσετε στοχευμένα και ξεκινήστε να προωθείτε τα μηνύματά σας. E-mail marketing, social media marketing, article marketing, google ads. Οι δυνατότητες είναι πραγματικά πολλές και τα αποτελέσματα σημαντικά.
• Διακανονισμός με τράπεζες. Το έχουμε ξαναναφέρει σε προηγούμενο άρθρο. Ένας καλύτερος διακανονισμός με τις τράπεζες είτε για τα προσωπικά σας δάνεια, είτε για τα επαγγελματικά ή στεγαστικά, αυτήν την περίοδο, μπορεί να σας βοηθήσει να μειώσετε το επιτόκιο δανεισμού και να ελαφρύνετε τις δόσεις που πληρώνετε κάθε μήνα. Φροντίστε το γιατί και οι τράπεζες θέλουν να πληρώνονται τα δάνεια αλλά και εσείς να μπορείτε να τα πληρώσετε.
• Πληρώνετε πάντα μετρητοίς, αφού έχετε συγκεντρώσει το απαιτούμενο ποσό. Στις περισσότερες περιπτώσεις η πληρωμή τοις μετρητοίς συνεπάγεται καλύτερη τιμή. Κάντε ένα σωστό προγραμματισμό που θα σας επιτρέπει να βάζετε στην άκρη ένα ποσό μέχρι να συγκεντρώσετε αυτό που χρειάζεστε για να πραγματοποιήσετε την αγορά σας. Και φυσικά, μην ξεχνάτε να διαπραγματεύεστε πάντα την τιμή.
• Ελαχιστοποιήστε τις διάφορες μικροχρεώσεις. Πόσα χρήματα ξοδεύετε σε χρεώσεις όπως τραπεζικές συναλλαγές, πληρωμές μέσω web banking, καθυστερημένες δόσεις κ.λπ.; Προσέξτε τις χρεώσεις αυτές επειδή στο τέλος του χρόνου θα διαπιστώσετε ότι το ποσό ανεβαίνει σημαντικά.
• Αξιοποιήστε την επικοινωνία μέσω internet. Υπάρχουν προγράμματα στο skype, καθώς και άλλων εταιρειών, που σας δίνουν τη δυνατότητα να περιορίσετε σημαντικά τα κόστη επικοινωνίας και κατ’ επέκταση μετακίνησης. Χρησιμοποιώντας συνδιαλέξεις μέσω video, γλυτώνετε έξοδα εισιτηρίων, γευμάτων, διαμονής κ.λπ.
• Βρείτε νέο χώρο για τη δραστηριότητά σας. Πολλές επιχειρήσεις αλλάζουν γραφεία και πάνε σε καλύτερα σημεία με χαμηλότερο μίσθωμα. Αν είστε ελεύθερος επιχειρηματίας, ένα βήμα πριν νοικιάσετε το δικό σας χώρο, είναι να αξιοποιήσετε τις δυνατότητες που σας παρέχουν οι χώροι co-working.
• Βρείτε φθηνότερους χώρους για να πραγματοποιήσετε τις εκδηλώσεις σας. Διοργανώνετε σεμινάρια, παρουσιάσεις, ημερίδες ή διάφορες συγκεντρώσεις προσωπικού; Εκτός από τις αίθουσες ξενοδοχείων, υπάρχουν και εταιρείες που νοικιάζουν τους χώρους τους ώστε να είστε σε θέση να κάνετε την εκδήλωση που θέλετε με πολύ μικρό κόστος. Αν οργανώνετε συχνά τέτοιες εκδηλώσεις, θα διαπιστώσετε ότι στο τέλος της χρονιάς η εξοικονόμηση χρημάτων είναι αρκετά σημαντική.
• Απασχολείστε εκπαιδευόμενους. Υπάρχουν συγκεκριμένα προγράμματα μέσω των οποίων μπορείτε να βρείτε κάποιον φοιτητή να κάνει την πρακτική εξάσκησή του στην επιχείρησή σας. Αν είναι κατάλληλος, το οποίο θα διαπιστώσετε πάνω στη δουλειά, τον έχετε υπ’ όψιν σας και για πιθανή μελλοντική πρόσληψη.
• Αναδιοργανώστε το προσωπικό της επιχείρησής σας. Θέστε συγκεκριμένους στόχους στο προσωπικό και υποστηρίξτε τους ώστε να τους πετύχουν. Μετρήστε την παραγωγικότητά τους βάσει αποτελεσμάτων. Μπορεί οι συνθήκες να είναι πολύ δύσκολες στην αγορά όμως η επιβίωση της επιχείρησής σας εξαρτάται από την αφοσίωση, τη σκληρή δουλειά και πάνω απ’όλα, τα αποτελέσματα που θα πετύχουν οι εργαζόμενοί σας. Την ώρα που οι υπόλοιποι μειώνουν μισθούς εσείς δώστε παραπάνω (bonus και επιβραβεύσεις) σε αυτούς που αποδεδειγμένα είναι οι πιο αποτελεσματικοί. Επενδύστε στην εκπαίδευσή τους. Η επένδυσή σας αυτή θα έχει αποτελέσματα.
• Μειώστε την κατανάλωση ρεύματος. Πόσοι πραγματικά σβήνουν τις συσκευές τους όταν τελειώνουν την εργασία τους ή έχουν αντικαταστήσει τις λάμπες με αυτές της πιο οικονομικής κατανάλωσης; Υπάρχουν πολλές περιπτώσεις για μια επιχείρηση όπου μπορεί να εξοικονομήσει χρήματα. Εκπαιδεύστε το προσωπικό σας ώστε να αποκτήσει μεγαλύτερη οικολογική συνείδηση.
• Αξιοποιήστε το cloud computing. Αντί να έχετε servers στο γραφείο σας, μπορείτε να αξιοποιήσετε τις δυνατότητες του cloud computing. Υπάρχουν SaaS εφαρμογές με τις οποίες γλυτώνετε τον κόπο και τα έξοδα κατοχής και συντήρησης που θα ωφελήσουν την τσέπη της επιχείρησης σας μακροπρόθεσμα.
• Εικονική διαχειριστική υποστήριξη. Υπάρχουν εταιρείες που παρέχουν εικονικές διαχειριστικές υπηρεσίες όπως γραμματειακές, τηλεφωνικές κ.ά. Μια άλλη εταιρεία κρατάει το τηλεφωνικό σας κέντρο και τις επικοινωνίες σας, υποστηρίζοντας σας κατά αυτόν τον τρόπο, δίχως να προσλάβετε έναν υπάλληλο και μειώνοντας έτσι τα έξοδά σας.
• Ζητήστε από κάποιο μέλος της οικογένειας σας να σας βοηθήσει. Ένας ακόμη λόγος να αγαπήσουμε περισσότερο την οικογένειά μας! Σε πολλές οικογενειακές επιχειρήσεις, τις περισσότερες φορές υπάρχει ένα μέλος ή κάποιος συγγενής που θα μπορούσε να σας βοηθήσει σε μια συγκεκριμένη δραστηριότητα.
• Αξιοποιήστε κατάλληλα το χρόνο σας. Όσο πιο έξυπνα και συνετά διαχειρίζεστε το χρόνο σας τόσο περισσότερο χρόνο έχετε για να σκεφτείτε το μέλλον. Ο δικός σας χρόνος κοστίζει πολύ περισσότερο από οποιουδήποτε άλλου εργαζόμενου στην επιχείρησή σας. Συνεπώς, αντιλαμβάνεστε ότι αν δεν τον επενδύσετε σωστά, χάνετε αυτομάτως χρήματα και ευκαιρίες.
• Δώστε κίνητρα στους πελάτες σας να μιλούν για σας. Αντί να ξοδεύετε μεγάλα ποσά σε marketing εστιάστε στους καλούς σας πελάτες. Δώστε κίνητρα σε αυτούς ώστε να σας διαφημίζουν σε κάθε ευκαιρία. Κοστίζει λιγότερο και έχει καλύτερα αποτελέσματα.
• Κάντε co-marketing με άλλες εταιρείες. Κάντε ενέργειες marketing με μια εταιρεία που έχει παρεμφερή και όχι ανταγωνιστική δραστηριότητα. Γλυτώνετε σημαντικά ποσά διαφήμισης κατ’ αυτόν τον τρόπο.
• Κόστος Εκτύπωσης. Εκτυπώστε σε πρόχειρη εκτύπωση (ή οικονομική) ώστε να μειώνετε την κατανάλωση μελανιού. Ακόμη και στην μπροστινή ή πίσω όψη του χαρτιού. Αν χρειάζεστε καλύτερες εκτυπώσεις, συνεννοηθείτε με μια εταιρεία εκτυπώσεων. Σε πολλές περιπτώσεις, στοιχίζει φθηνότερα από να τυπώνετε σε ένα laser εκτυπωτή. 

Οι παραπάνω είναι κάποιες ιδέες και τρόποι για να μειώσετε το κόστος της επιχειρηματικής σας δραστηριότητας. Όμως, να έχετε κατά νου ότι η επιβίωση και ανάπτυξη της επιχείρησής σας δεν εξαρτάται μόνο από αυτό. Το μυστικό για να είναι βιώσιμο οτιδήποτε αποφασίσετε να κάνετε, είναι τα έσοδα να είναι μεγαλύτερα από τα έξοδα. Τόσο απλά. Όσο διατηρείτε αυτή τη σχέση μεταξύ εσόδων και εξόδων, τόσο θα είστε ασφαλείς απέναντι σε οτιδήποτε προκύψει. 

Καλή σας επιτυχία!