Γιατί οι πιο κερδοφόρες επιχειρήσεις στην Ελλάδα παίρνουν αποφάσεις με αριθμούς - και όχι με ένστικτο

Όταν ο κύκλος εργασιών ξεπεράσει τα 500.000€ και αρχίσει να αγγίζει τα 2, 3 ή 5 εκατομμύρια, κάτι αλλάζει στην επιχείρηση. Οι αποφάσεις γίνονται όλο και πιο σύνθετες. Τα λάθη κοστίζουν πολύ περισσότερο. Οι ανταγωνιστές εμφανίζονται ξαφνικά πιο οργανωμένοι.

Οι πιο κερδοφόρες επιχειρήσεις στην Ελλάδα — αυτές που αναπτύσσονται σταθερά ακόμη και όταν ολόκληρος ο κλάδος φαίνεται «στάσιμος» — έχουν κάτι κοινό: κάποια στιγμή σταμάτησαν να λαμβάνουν αποφάσεις με το ένστικτο ή με το πώς «έδειχναν» τα πράγματα, και ξεκίνησαν να λαμβάνουν αποφάσεις με βάση τα δεδομένα.

Το κρυφό κόστος που υπάρχει όταν οι αποφάσεις λαμβάνονται με το ένστικτό 

Το χαρακτηριστικό που έχουν οι αποφάσεις βασισμένες αποκλειστικά στο ένστικτο είναι ότι τα λάθη τους δεν φαίνονται άμεσα. Υπάρχει μια αργή συσσώρευση «κρυφών» ζημιών που γίνεται ορατή μόνο αφού το πρόβλημα έχει μετατραπεί σε κατάσταση «έκτακτης ανάγκης». Σκεφτείτε τέσσερα σενάρια που πιθανότατα αναγνωρίζετε στην καθημερινότητά σας:

• Δίνετε έκπτωση σε έναν μεγάλο πελάτη γιατί σας φαίνεται «λογικό» — αλλά δεν γνωρίζετε αν τελικά μένει κάτι για την εταιρεία σας από αυτή την συναλλαγή.
• Προσλαμβάνετε νέο άνθρωπο επειδή δεν βγαίνει η δουλειά — χωρίς να έχετε υπολογίσει πόσο επιπλέον τζίρο πρέπει να παράγει αυτή η θέση για να «βγάζει τα λεφτά της» εντός των επόμενων 12 μηνών.
• Επενδύετε σε νέο εξοπλισμό ή αποθηκευτικό χώρο επειδή «η παραγωγή είναι στο όριο» — χωρίς να έχετε υπολογίσει αν η επένδυση θα αποπληρωθεί σε 18 ή σε 48 μήνες.
• Διατηρείτε τον ίδιο προμηθευτή επί δέκα χρόνια επειδή «είναι συνεργάσιμος» — χωρίς να έχετε ελέγξει το τελικό κόστος σε σχέση με τις εναλλακτικές της αγοράς.

Καμία από αυτές τις αποφάσεις, μεμονωμένα, δεν τινάζει μια επιχείρηση στον αέρα. Όταν όμως λαμβάνονται όλες μέσα στην ίδια χρονιά, το «κρυφό» κόστος μπορεί να ισούται με έναν ολόκληρο μήνα κερδοφορίας — ή με τη διαφορά ανάμεσα σε μια χρονιά ρεκόρ και μια χρονιά που τρέχετε απλά και μόνο για να βγάλετε τη μισθοδοσία.

Τι γνωρίζει μια επιχείρηση που αποφασίζει με αριθμούς

Δεν μιλάμε για εταιρείες που μετέτρεψαν τη λήψη αποφάσεων σε μαραθώνιο γραφειοκρατίας (φαινόμενο «analysis / paralysis»). Μιλάμε για εταιρείες που, σε κάθε δεδομένη στιγμή, γνωρίζουν με ακρίβεια:

• Ποιοι πελάτες τους αφήνουν πραγματικό κέρδος — και ποιοι έχουν μεγάλο τζίρο αλλά όταν υπολογιστούν εκπτώσεις, πιστωτική πολιτική και ο χρόνος διαχείρισης τους, τότε δεν μένει τίποτα για την εταιρεία.
• Ποια προϊόντα ή υπηρεσίες είναι κερδοφόρα— ώστε να ξέρουν πού να επενδύσουν και πού να σταματήσουν.
• Πόσο κοστίζει η απόκτηση ενός νέου πελάτη — και ποια είναι η συνολική του αξία στη διάρκεια της συνεργασίας. 
• Γνωρίζουν τρεις μήνες πριν αν θα έχουν θέμα στην ρευστότητά τους, τι ύψους θα είναι και πώς θα το διαχειριστούν — όχι την ημέρα που δεν φτάνουν τα χρήματα στον όψεως ούτε για να καλύψουν την μισθοδοσία.
• Ποια απόφαση που εξετάζουν σήμερα — πρόσληψη, επένδυση, αλλαγή τιμολόγησης — θα ανεβάσει την εταιρεία σε επόμενο επίπεδο, και μάλιστα πριν την πάρουν.

Το αποτέλεσμα είναι λιγότερα λάθη, πιο γρήγορες αποφάσεις, λιγότερο άγχος για τη ρευστότητα. Περισσότερος χώρος για κινήσεις εκεί που πραγματικά αξίζουν.

Πέντε σημάδια ότι η επιχείρησή σας δουλεύει ακόμη με το ένστικτο

Διαβάστε τα παρακάτω και σημειώστε πόσα σας αφορούν:

• Δεν γνωρίζετε αν ο τρέχων μήνας είναι κερδοφόρος. Περιμένετε τον λογιστή στο τέλος του τριμήνου για να μάθετε αν ο Ιανουάριος πήγε «καλά» — αλλά τότε είναι ήδη Απρίλιος, και έχετε λάβει αποφάσεις δυο μηνών χωρίς να ξέρετε ακριβώς πού βρίσκεστε.
• Οι τιμές σας έχουν «προκαθορισθεί». Κάπου ανάμεσα σε «τι έπαιρνε παλιά ο ανταγωνισμός» και «τι αντέχει η αγορά». Δεν έχετε αναλύσει ποτέ με ακρίβεια το πραγματικό κόστος ανά προϊόν ή υπηρεσία — οπότε δεν γνωρίζετε ποιες υπηρεσίες και ποια προϊόντα πράγματι στηρίζουν την εταιρεία σας.
• Τα Excel που χρησιμοποιείτε είναι δικά σας κατασκευάσματα. Γρήγορα, λειτουργικά για εσάς — αλλά όταν λείψετε για δύο εβδομάδες, κανείς άλλος στην εταιρεία δεν καταλαβαίνει τι σημαίνει ο αριθμός στο κελί D47. Η γνώση είναι εγκλωβισμένη σε έναν άνθρωπο: εσάς.
• Λαμβάνετε αποφάσεις επένδυσης χωρίς να έχετε ορίσει τι σημαίνει «επιτυχία». Αγορά μηχανήματος, άνοιγμα υποκαταστήματος, νέα πρόσληψη — χωρίς από πριν να έχει οριστεί τι ακριβώς πρέπει να επιτευχθεί (σε πωλήσεις, εξοικονόμηση, παραγωγικότητα) και σε τι χρόνο, ώστε η επένδυση να είναι επιτυχημένη.
• Ξυπνάτε νύχτα σκεπτόμενος τη ρευστότητα του επόμενου διμήνου. Ή, χειρότερα, δεν ξυπνάτε — και το πρόβλημα ανακαλύπτεται την ημέρα που έρχεται η ειδοποίηση για ακάλυπτη επιταγή ή την δόση δανείου που δεν καταφέρατε να καλύψετε.

Αν αναγνωρίσατε τρία ή περισσότερα, η επιχείρησή σας έχει περάσει το σημείο όπου το ένστικτο και μόνο επαρκεί. Το πιθανότερο είναι ότι ήδη χάνετε χρήματα, αλλά δυστυχώς δεν φαίνονται πουθενά, ώστε να το αντιληφθείτε και να το διαχειριστείτε.

Πώς ξεκινά η μετάβαση: Τρία βήματα

Η καλή είδηση είναι ότι δεν χρειάζεται ERP αξίας εκατοντάδων χιλιάδων ευρώ για να μπείτε σε αυτή τη λογική. Χρειάζονται πειθαρχία και τρία θεμελιώδη εργαλεία, που μπορούν να εφαρμοστούν σε επιχειρήσεις από 500.000€ τζίρο και πάνω.

Βήμα 1: Κλείσιμο μήνα σε 5 ημέρες, όχι σε 45 ημέρες

Το πρώτο βήμα δεν είναι να αλλάξετε λογιστή ή λογισμικό. Είναι να απαιτήσετε — από ό,τι λογισμικό ή όποιον άνθρωπο κρατάει σήμερα τα νούμερά σας — πραγματικά στοιχεία εντός πέντε εργάσιμων ημερών από το κλείσιμο του μήνα. Όχι το τριμηνιαίο ΦΠΑ. Τα πραγματικά νούμερα: πωλήσεις ανά κατηγορία, κόστος πωληθέντων, λειτουργικά έξοδα, κερδοφορία προ φόρων, ταμειακά διαθέσιμα, απαιτήσεις και υποχρεώσεις.
Αν χρειάζεστε έξι εβδομάδες για να μάθετε αν ο Ιανουάριος ήταν κερδοφόρος, τότε λαμβάνετε αποφάσεις για τον Μάρτιο χωρίς να ξέρετε τι συνέβη τον Ιανουάριο. Αυτό είναι το πρώτο σημείο που πρέπει να σταματήσει.

Βήμα 2: Τρεις δείκτες — οι δικοί σας

Κάθε επιχείρηση έχει τρεις έως πέντε αριθμοδείκτες-κλειδιά που, αν τους παρακολουθείτε σε εβδομαδιαία βάση, βλέπετε αν η εταιρεία σας προχωράει στην σωστή (οικονομικά) πορεία. 
Για μια εμπορική εταιρεία μπορεί να είναι το περιθώριο μικτού κέρδους ανά κατηγορία, ο μέσος χρόνος είσπραξης και η κάλυψη πάγιων πληρωμών. Για μια εταιρεία υπηρεσιών μπορεί να είναι η αξιοποίηση των ανθρώπων, το κόστος απόκτησης πελάτη και το ποσοστό ανανέωσης των συμβάσεων. Για μια εταιρεία που είναι στην μεταποίηση μπορεί να είναι το κόστος ανά μονάδα, το ποσοστό επιστροφών και ο χρόνος παραγωγής.
Μην προσπαθήσετε να παρακολουθείτε τριάντα δείκτες — θα σταματήσετε μέσα σε δύο εβδομάδες. Τρεις αρκούν, αν είναι οι σωστοί τρεις.

Βήμα 3: Ταμειακή πρόβλεψη 13 εβδομάδων

Το μεγαλύτερο άγχος κάθε επιχειρηματία είναι η ρευστότητα. Μια ταμειακή πρόβλεψη 13 εβδομάδων — τι μπαίνει, τι βγαίνει, εβδομάδα προς εβδομάδα, για τρεις μήνες μπροστά —σας επιτρέπει να έχετε εικόνα για το ταμείο σας για τους επόμενους τρεις μήνες.
Με αυτό το εργαλείο εντοπίζεται προβλήματα ρευστότητας αρκετές εβδομάδες πριν εμφανιστούν. Έχετε τον απαραίτητο χώρο και χρόνο, ώστε να το διαχειριστείτε, ίσως και να το αποτρέψετε. Αλλά, όταν το ανακαλύπτετε μια ή δυο ημέρες πριν συμβεί, τότε το καλύτερο που μπορείτε να κάνετε είναι να αντιδράσετε.

Ο καλύτερος σύμμαχός σας: Έγκαιρη και έγκυρη πληροφόρηση

Τίποτα από τα παραπάνω δεν σημαίνει να γίνετε λογιστής της ίδιας σας της επιχείρησης. Ούτε να σταματήσετε να εμπιστεύεστε το επιχειρηματικό σας ένστικτο. Το αντίθετο.

Οι πιο αποτελεσματικοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων έχουν τα εξής σημεία κοινά: «επιχειρηματικό δαιμόνιο» και έγκαιρη και έγκυρη οικονομική πληροφόρηση. Το ένα συμπληρώνει το άλλο. 

Η διαφορά ανάμεσα σε μια επιχείρηση που «πηγαίνει καλά» και σε μία που κυριαρχεί στον κλάδο της δεν είναι το ταλέντο του ιδιοκτήτη, ούτε η τύχη. Είναι ότι η δεύτερη έχει πρόσβαση σε πληροφορία την οποία η πρώτη αγνοεί ότι υφίσταται.

Το ερώτημα δεν είναι αν μπορείτε να συνεχίσετε να λαμβάνετε αποφάσεις με το ένστικτο. Προφανώς και μπορείτε — το κάνατε μέχρι εδώ. Το ερώτημα είναι πόσο κεφάλαιο είστε διατεθειμένος να θυσιάσετε για να το αποδείξετε.